在企業內部，常會有NAS或是共享的資料夾，方便同仁分享，企業每天產出這麼多文件資料該如何管理？這些文件資料是要提供給客戶的或是同仁內部觀看，如果內容有錯誤資訊該如何察覺？本次將介紹如何透過文字技術偵測文件中是否有敏感性字眼，進而提醒管理者進行處置．
一、痛點
由於出版業在進行撰寫時，會有大量的作者或委外處理的機會，當這些文件回到企業本身需要有人進行人工審核跟校對，效對者需要Control+F一個個下關鍵字尋找，再加上現行AI技術興起，難保採用ChatGPT等生成式AI會產生出敏感性字眼的文字，或是翻譯錯誤的時候，如果將這樣的資料發佈反而會引起企業不必要的損失．
實務上企業還會面對另一個問題，就是有些檔案是採用圖片或是PDF進行編輯與儲存，這時候就可以借助AI OCR運用先進的文字辨識技術，將內文辨識出來，近一步進行解析，加速檢核流程，避免不必要的錯誤導致企業聲譽受損．
在此先以出版業為例，後面T編再與各位分享可以用在其他面向的案例．
二、解決方式
1.透過先進AI OCR技術，可以解析到一般軟體無法解析到的內容．
2.自動偵測資料夾內的變化，進而通知管理者．
3.可依據設定的關鍵字，去偵測每個資料夾變化，當新增文件偵測到關鍵字即觸發．
為了讓讀者好理解，這邊T編製作了一個簡易供參考
三、展示
以下以一個公開的 ‘營業稅電子資料申報繳稅作業要點.pdf‘ 進行展示，透過將此份文件放入偵測的資料夾中(tmp)，當此資料夾有變動立即偵測，發現有預設敏感關鍵字時發送Email通知．
四、結論
這樣的系統可以用在:
A. 外發郵件偵測，除了針對檔案屬性之外還可以過濾檔案的內容．
B. 共享資料夾，避免企業敏感資料外流．
C. 出版業著作使用．
D. 文案上稿．
E. 文字/語音客服偵測使用．
F. Log分析．
以上這些都是簡單的應用案例，其實不一定是發送Email通知，可以是偵測到關鍵資訊後，通過Line、簡訊等通訊系統進行通知，或是直接擋下相關資料，不讓他外發…端看企業的流程應用，透過這樣的機制減少人為介入，避免人工疲勞而遺漏，且採用先進的NLP更可以做到如同義字、類似語句等的檢核．
