過去我們介紹過透過AI OCR技術，將憑證資訊自動帶入(重塑報銷流程、減少環境負擔：OCR技術與碳排統計的綜效)，然後自動計算差旅報銷金額與碳排計算統計(原來油費報帳也可以做ESG碳排管理)，但是許多公司的業務是透過自用車來去跑業務．
這時如何方便管理又兼顧效益？可以透過自動計算行車距離，帶入報銷系統，讓報銷流程更智能化．
一、問題
- 業務同仁:
- 目前公司可以把交通憑證或發票直接拍照上傳，系統自動幫我辨識計算出報銷金額，但是有時候我是開自用車，該怎麼做？我都要前往Google Map查詢距離在一個個填入報銷單，可不可也有簡單的方式讓我報銷，我好節省時間，為公司創造更多業績．
- 如果可以直接帶入客戶名稱，就把行車距離計算好，該有多好？還自動幫我申請報銷費用．
- 管理同仁:
- 每當要審核同仁差旅費用，我都需要把地點輸入到Google Map進行查看，耗費許多時間，有沒有可能結合客戶名單或GPS方便直接帶入出差距離？
- 通常同仁都是集中在月底或月初報銷，每個月的數量怎麼進行統整分析，或是將來如何查詢這些資料，並且可以讓集中在月底或月初的工作可以更智慧化，減少處理時間，釋放人力．
二、解決方案
- 因應不同公司有不同的報銷需求，我們可以自訂報銷表單樣式與欄位．
- 自定義簽核流程，支援複雜的簽核流程與動態的加簽，讓流程更加彈性智慧．
- 透過APP定位，可以直接將GPS定位資訊進行換算，方便計算出差距離．
- 透過表單功能，抓取客戶資料地址，只接選用免登打．
三、展示
礙於篇幅，本次僅展示幾個重點，如果想要了解更多表單操作可以參考「想要什麼電子表單？自己動手做」．
- 快速、好用、方便的表單編輯器
- 如何快速進行「自用車差旅報銷」
- 數據為王，善用數據分析
- 一般分析：多用於統計計項，本張報表可以清楚看出每個人的起迄點與總計金額，另外平均的總計金額．
- 交叉分析：可以用於複雜的分析項目，例如此範例很清楚看出管理員與CEO分別在不同的地點所花費的時間．
四、結語
T編說，管理就是逐步精進，透過現行的GenAI或是數據分析，可以更方便的進行公司治理，再者結合新的技術，就像拼積木一樣，過去人為的事情，可以交給系統幫你處理，解省下來的時間，去做對公司業務有幫助、流程改善還是研發上面的事情，也讓同仁可以獲得休息，而非一直做重複性的勞務工作．
